Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (im Folgenden auch nur als „Daten“ bezeichnet) aufklären. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können oder die einen direkten Bezug zu Ihrer Person aufweisen. Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für unsere Webseiten und Online-Portale als auch für alle Datenverarbeitungsvorgänge im Rahmen unserer Kerntätigkeit als Immobilienverwaltung.

1. Verantwortliche Stelle

Crispin Immobilienmanagement GmbH
Vertreten durch die Geschäftsführerin: Alena Crispin
Levinstraße 68
45356 Essen
Deutschland
Telefon: +49 201 / 760 265 – 30
E-Mail: info@crispin-immobilien.de
Impressum: crispin-immobilien.de/impressum

Hinweis zum Datenschutzbeauftragten: Da in unserem Unternehmen in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht nach § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG grundsätzlich keine Pflicht zur Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Eine Benennungspflicht kann jedoch unabhängig von dieser Beschäftigtenzahl insbesondere nach Art. 37 Abs. 1 lit. b oder c DSGVO sowie nach § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG bestehen, etwa wenn Verarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordern oder bestimmte gesetzlich geregelte Datenverarbeitungstätigkeiten vorliegen. Nach unserer derzeitigen Prüfung liegen diese Voraussetzungen für unser Unternehmen nicht vor. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die oben genannte Geschäftsanschrift oder per E-Mail an unsere allgemeine Kontaktadresse.

2. Ihre Rechte nach der DSGVO

Nach den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sonstigen gesetzlichen Gründe oder berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, eine einmal erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist:
  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Internet: www.ldi.nrw.de.

3. Spezifische Datenverarbeitung im Rahmen unserer Kerntätigkeit (Haus- und Immobilienverwaltung)

Als Fachverwaltung für WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Mietern, Interessenten und Vertragspartnern zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen und berechtigten Aufgaben.

A. Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), Miet- und Sondereigentum

• Verarbeitete Daten: Bestandsdaten (Name, Anschrift), Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Vertrags- und Objektdaten (Einheitennummer, Miteigentumsanteile, Mietverträge, Teilungserklärungen), Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Bankverbindung, Hausgeld- und Mietzahlungen, Mahnungen, Abrechnungen).
• Zweck: Laufende kaufmännische, technische und rechtliche Verwaltung, Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen und Betriebskostenabrechnungen, Durchführung des Zahlungsverkehrs sowie Erfüllung der Verwalterpflichten gegenüber Eigentümern, Mietern und sonstigen Vertragspartnern.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Pflichten, insbesondere dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), soweit erforderlich.

B. Weitergabe an Handwerksunternehmen, Sachverständige und Messdienstleister

• Umfang: Zur Behebung von Mängeln, Durchführung beschlossener Reparaturen sowie für die verbrauchsabhängige Heiz- und Betriebskostenabrechnung leiten wir notwendige Kontaktdaten und Objektzuordnungen (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnungszuordnung) an beauftragte Handwerker, Ingenieure, Versicherungen und Messdienstleister weiter.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Werterhaltung, ordnungsgemäßen Verwaltung und zeitnahen Schadensbehebung), jeweils soweit erforderlich.

C. Digitales Kundenportal & Verwaltungssoftware

• Zur transparenten und papierlosen Bereitstellung von Dokumenten (Abrechnungen, Protokolle, Beschlusssammlungen) sowie zur Schadensmeldung stellen wir Mietern und Eigentümern ein Kundenportal zur Verfügung.
• Hierbei werden Stamm-, Zugangs- und Verlaufsdaten verarbeitet. Der Zugriff erfolgt geschützt über personalisierte Logins.
• Eingesetzte Dienstleister: Die Bereitstellung erfolgt in Zusammenarbeit mit spezialisierten Softwarepartnern (z. B. Casavi / Karthago). Soweit diese Unternehmen personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Kommunikation), soweit die jeweilige Verarbeitung nicht bereits auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht.

D. Digitale und hybride Eigentümerversammlungen

• Soweit Versammlungen online oder hybrid durchgeführt werden, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Audio-, Video-, Teilnehmer-, Verbindungs- und gegebenenfalls Stimmabgabedaten über die eingesetzte Konferenzsoftware. Eine Aufzeichnung findet grundsätzlich nicht statt. Eine etwaige Aufzeichnung erfolgt nur, wenn dies im konkreten Fall rechtlich zulässig ist und die hierfür erforderlichen Informationen bzw. Rechtsgrundlagen vorliegen.
• Rechtsgrundlage: Je nach konkreter Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen Bestimmungen des WEG und den wirksam gefassten Beschlüssen der Gemeinschaft.

E. Mietbewerbungen und Bonitätsprüfungen

• Im Rahmen der Neuvermietung verarbeiten wir Selbstauskünfte sowie Identitäts-, Kontakt-, Vertrags- und Bonitätsdaten von Mietinteressenten. Zur Prüfung der Zahlungsfähigkeit können Bonitätsauskünfte, insbesondere von Auskunfteien wie SCHUFA oder Creditreform, eingeholt werden, soweit dies im konkreten Fall erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlich verantwortbaren Vermietungsentscheidung), jeweils im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen.

4. Dauer der Datenspeicherung und Löschfristen

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Verjährungsfristen dies erfordern. Sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bzw. sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

• Rechnungen und Buchungsbelege: Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden Buchungsbelege grundsätzlich für 8 Jahre und insbesondere Jahresabschlüsse, Inventare und vergleichbare Unterlagen grundsätzlich für 10 Jahre aufbewahrt. Maßgeblich sind insbesondere § 257 HGB und § 147 AO in ihrer jeweils geltenden Fassung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Unterlagen entstanden sind bzw. die maßgeblichen Voraussetzungen eingetreten sind.
• WEG-Beschlusssammlungen: Die Beschluss-Sammlung wird gemäß § 24 WEG fortlaufend geführt. Beschlüsse, Vermerke und Löschungen werden nach den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Eine pauschale steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für die Beschluss-Sammlung nicht; sie wird grundsätzlich für die Dauer der erforderlichen gesetzlichen Dokumentation der Gemeinschaft geführt.
• Miet- und Verwalterverträge: Die Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Für Ansprüche gilt grundsätzlich die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB, sofern keine speziellere Frist eingreift.
• Erfolglose Mietbewerberdaten: Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. vernichtet, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt, kein Rechtsstreit besteht oder eine längere Speicherung aufgrund konkreter gesetzlicher bzw. berechtigter Gründe erforderlich ist.
• Einfache Website-Kontaktanfragen: Löschung nach vollständiger Erledigung Ihres Anliegens, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bzw. berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

5. Datenerfassung auf unserer Website

A. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

B. Server-Logfiles & Webhosting

Wir hosten unsere Internetseite bei einem professionellen Webhoster:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland
Datenschutzerklärung: all-inkl.com/datenschutzinformationen

Der Hoster erhebt und speichert automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (zuvor besuchte Webseite)
• Hostname des zugreifenden Rechners / IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unserer Website. Soweit der Hoster personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer der Server-Logfiles: Die bei ALL-INKL.COM gespeicherten Logfiles werden nach den dortigen Datenschutzinformationen grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann im Einzelfall erforderlich sein, insbesondere zur Aufklärung oder Abwehr von Angriffen und Missbrauch.

C. Cookies und Endgerätezugriff (gem. § 25 TDDDG & DSGVO)

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen, die bereits auf Ihrem Endgerät gespeichert sind, richtet sich nach § 25 TDDDG. Nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist hierfür grundsätzlich eine vorherige Einwilligung erforderlich, soweit nicht eine gesetzliche Ausnahme nach § 25 Abs. 2 TDDDG greift.

• Technisch notwendige Cookies: Soweit das Speichern oder Auslesen von Informationen unbedingt erforderlich ist, damit ein von Ihnen ausdrücklich gewünschter digitaler Dienst bereitgestellt werden kann, ist keine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Zweck – insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.
• Optionale Cookies (Analyse, Tracking, externe Medien): Der Zugriff auf das Endgerät erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich – soweit keine andere Rechtsgrundlage eingreift – auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einstellungen im Cookie-Consent-Banner jederzeit einsehen und Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

D. Kontaktaufnahme, Kontaktformular & Digitale Telefonassistenz

• Kontaktformular (Fluent Forms): Wenn Sie uns Anfragen über das Formular senden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Das Formular wird technisch über unsere WordPress-Installation bzw. die eingesetzte Fluent-Forms-Software verarbeitet. Soweit hierbei externe Funktionen oder Dienste des Herstellers WPManageNinja LLC, 2035 Sunset Lake Road, Suite B-2, Newark, DE 19702, USA, tatsächlich genutzt werden und eine Übermittlung personenbezogener Daten an diese erfolgt, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage einer hierfür geeigneten datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage und – soweit erforderlich – geeigneter Garantien für Drittlandübermittlungen. Dies kann insbesondere durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, einen einschlägigen Angemessenheitsmechanismus erfolgen.
• Digitale Telefonassistenz: Zur strukturierten Entgegennahme außerhalb oder während der Geschäftszeiten nutzen wir eine digitale Telefonassistenz, die Ihr Anliegen und Ihre Rufnummer erfasst und schriftlich an unser Verwaltungsteam weiterleitet. Dabei können insbesondere Telefonnummer, Name, Anliegen, Gesprächsinhalte bzw. deren Zusammenfassung sowie Zeit- und Verbindungsdaten verarbeitet werden. Soweit hierfür externe Dienstleister eingesetzt werden, werden personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und auf Grundlage der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen verarbeitet.
• Rechtsgrundlagen: Je nach Inhalt und Zweck der Kontaktaufnahme Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche bzw. vorvertragliche Beziehungen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer strukturierten und effizienten Kundenbetreuung).

6. Webanalyse und Drittanbieter-Tools

A. Google Analytics (GA4)

Soweit Sie Ihre Einwilligung über unser Cookie-Banner erteilt haben, setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Technologien, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Bei Zugriffen aus der EU, dem EWR, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich werden einzelne IP-Adressen laut Google nicht protokolliert oder gespeichert. IP-Informationen werden zunächst zur Ermittlung grober Standortinformationen verwendet und anschließend verworfen. Die Verarbeitung kann gleichwohl weitere Nutzungs-, Geräte- und Ereignisdaten umfassen.

Soweit im Rahmen von Google Analytics Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR verarbeitet oder übertragen werden, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Garantien. Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) derzeit aktiv zertifiziert. Soweit eine Übermittlung von dieser Zertifizierung umfasst ist, kann sie auf dieser Grundlage erfolgen. Soweit erforderlich, kommen ergänzend geeignete Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, in Betracht.

• Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG (Zugriff auf Informationen auf dem Endgerät) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Cookie-Consent-Tool widerrufen. Zusätzlich können Sie die Erfassung bzw. Verarbeitung durch Google im Rahmen der von Google angebotenen Deaktivierungsmöglichkeiten einschränken, z. B. über das Browser-Add-on unter tools.google.com/dlpage/gaoptout.

B. Google Maps

Wir binden Kartenmaterial von Google Maps ein (Google Ireland Limited). Beim Laden der Kartenfunktion können insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten an Google übermittelt und von Google weiterverarbeitet werden. Die Kartenfunktion wird deshalb grundsätzlich erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Consent-Banner bzw. durch aktives Nachladen geladen.

• Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

C. Google Web Fonts (Lokales Hosting)

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Google Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Um den Datenschutz sicherzustellen, sind diese Schriften vollständig lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf unserer Seiten findet keine Verbindung zu Servern von Google allein wegen der Schriftarten statt; es werden insoweit keine personenbezogenen Daten an Google übermittelt.

7. Datensicherheit

Wir treffen nach dem Stand der Technik geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überwacht und, soweit erforderlich, angepasst und optimiert.

8. Stand und Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: Oktober 2026. Durch gesetzliche Änderungen oder Anpassungen unserer internen Prozesse, eingesetzten Dienstleister oder technischen Systeme kann eine Überarbeitung dieser Hinweise erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung kann jederzeit auf dieser Webseite abgerufen werden.